Duurzaam ondernemen is opwindend. Je bent bezig met een mooie, zinvolle missie. Het is afwisselend. En elke ochtend sta je op met nieuwe kansen in het verschiet. Nou ja bijna elke dag dan. Want je ontkomt niet aan het doen van je administratie. En dat is niet per se de meest opwindende klus. De enige oplossing: er heel handig in worden zodat het je minder tijd kost of het uitbesteden. Dit keer delen we samen met boekhouder Marcel Huting alles over factureren zodat elke ondernemer, duurzaam of (nog) niet, het snel in de vingers krijgt.
Eerste hulp bij factureren
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Samen met Marcel hebben we al heel wat boekhoudkundige kwesties behandeld, maar bij zoiets basaals als goed factureren hebben we nog niet stilgestaan. Want hoe stel je nou een factuur juist op? Wat moet je doen als er een geschil is of als de betalingstermijn is verstreken en je niet betaald bent? Of wat dacht je van factureren aan buitenlandse bedrijven wat ook regelmatig voorkomt? In dit artikel nemen we alles met je door zodat jij erna foutloos en supersnel aan de slag kunt en meer tijd overhoudt voor je groene ondernemersdroom. Want de wereld heeft jou en je goede ideeën nodig! Factureren kun je leren dus. En die cursus begint nu!
Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel document dat door een verkoper naar een koper wordt verstuurd, waarin de geleverde goederen of diensten worden gespecificeerd en de te betalen bedragen worden vermeld. Het bevat belangrijke informatie zoals de datum, een uniek factuurnummer, de contactgegevens van beide partijen, een omschrijving van de geleverde producten of diensten, de hoeveelheid, de prijs per eenheid, en het totaalbedrag inclusief eventuele btw. Een factuur dient als bewijs van de transactie en is essentieel voor de boekhouding van zowel de verkoper als de koper.
Boete door fout op factuur?
Wist je dat een onjuist opgestelde factuur je duur kan komen te staan? In het ergste geval riskeer je een boete die kan oplopen tot 5.514 euro per gebrek per factuur. Ook kan de btw-aftrek geweigerd worden of je factuur wordt gewoon helemaal niet voldaan. Nou, daar ben je mooi klaar mee. Wil je weten of jouw factuur(template) aan alle eisen voldoet? Op de website van de Belastingdienst vind je een handige checklist. Daarom extra belangrijk om onderstaande punten even goed te checken, want hier ziet Marcel het nog weleens mis gaan:
- Staat de (bedrijfs)naam correct op de factuur?
- Gebruik geen postbusnummer op een digitale factuur. Dit mag alleen als je ook het bezoekadres op de factuur vermeldt.
- Is het juiste btw-tarief vermeld op de factuur?
- Check bij een factuur naar een buitenlandse klant of het btw-nummer er goed opstaat!
- Zorg voor een goede omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
Facturen sturen naar het buitenland
Samenwerken met buitenlandse partijen is geen probleem. Met thegreenlist.nl werk ik regelmatig samen met duurzame bedrijven in het buitenland die hier hun naamsbekendheid willen vergroten. Alleen je moet wel een paar dingen weten. Marcel: ‘Als je aan een buitenlandse klant een factuur stuurt, dan mag je geen Nederlandse btw in rekening brengen. Je verlegt de btw naar de klant. Stel, je stuurt een factuur naar een Duitse klant. Jij vermeldt op jouw factuur btw verlegd naar… En op de puntjes komt het btw-nummer van dit Duitse bedrijf. Je klant moet namelijk de btw die verlegd wordt, afdragen in Duitsland en mag dan ook weer alle btw verrekenen als hij volledig btw-plichtig is. Jij (in Nederland) vermeldt elk kwartaal* de omzet bij Levering en Diensten binnen de EU en jij moet een ICP-opgave doen (ICP staat voor (intracommunautaire prestaties). Dan is het systeem weer sluitend. Binnen heel Europa wordt er zo gewerkt en wordt er gecontroleerd. De verlegging is ontstaan ter voorkoming van btw-fraude. Voor de rest is er geen verschil tussen een factuur binnen Nederland en een factuur binnen Europa.
*Heb je een kwartaalomzet hoger dan vijftigduizend euro, dan moet je dit maandelijks doen.
Factuur wordt maar niet betaald
Het komt weleens voor dat een bedrijf heel laat over de brug komt met een betaling. Wat nu? Ook hiervoor heeft Marcel een stappenplan: ‘Als de betalingstermijn is verstreken, stuur dan direct een betalingsherinnering. Meestal is er niets aan de hand. De mail kan niet zijn aangekomen of is in de spambox beland. En het is misschien raar om te zeggen, maar sommige bedrijven betalen pas als ze een betalingsherinnering ontvangen. Als ze hierna nog steeds niet betalen, dan is mijn advies om een aanmaning te sturen waarin je al iets minder aardig wordt. En als er dan weer niet betaald wordt, dan is het tijd om de laatste aanmaning te sturen met dreiging om de vordering uit handen te geven en dat alle kosten en rente voor rekening van de klant komen. Hiervoor kun je een jurist of een incassobureau inschakelen.’
Tip: vind je het niet fijn om het zo ver te laten komen, dan kun je nog een andere en zachtere poging wagen. Marcel: ‘Wat ik zelf een mooie oplossing vind, is om de klant te bellen als er na de betalingsherinnering nog niet betaald is en dan te vragen of ze niet tevreden zijn over jouw dienstverlening. Vaak bereik je met een goed gesprek ook overeenstemming. Lukt dat, zorg dan wel dat je de mondeling gemaakte afspraken nog even bevestigt per mail.’ Deze methode is zeer geschikt als je een doorlopende werkrelatie hebt met het bedrijf in kwestie en deze relatie wenst voort te zetten.
Wat is een normale betaaltermijn?
Marcel: ‘Er is een wettelijke betalingstermijn voor bedrijven. De wettelijke betalingstermijn is zestig dagen. Er zijn wel een paar uitzonderingen, maar de meest gehanteerde betalingstermijn is nog steeds dertig dagen. Zet jouw betalingstermijn altijd duidelijk op de factuur.’
Help! Wat te doen bij een geschil?
Het is niet leuk, maar het kan gebeuren dat een bedrijf niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat ze niet tevreden zijn over de geleverde goederen of diensten. Wat dan? Marcel: ‘Een vervelende situatie en daarom des te belangrijker om vooraf goede afspraken te maken. Het hebben van algemene voorwaarden helpt hierbij, zodat je overeenstemming hebt over wat je levert en hoe je te werk gaat. Vergeet niet om deze algemene voorwaarden voorafgaand aan de samenwerking bijvoorbeeld per mail te delen, zodat bedrijven er kennis van kunnen nemen. Als je de voorwaarden niet vooraf op enige manier hebt meegedeeld aan je klant, dan hebben de voorwaarden geen werking. Wil je hier meer over weten? Bekijk dan onze juridische tips hier.
Credit nota versturen
Het kan natuurlijk voorkomen dat je klant niet tevreden is over je geleverde werk, dat je een fout hebt gemaakt op de factuur of dat er een andere reden is dat je hem of haar tegemoet wilt komen door korting te geven. In dat geval moet je een creditfactuur maken. Je gaat naar je boekhoudprogramma en dan maak je een creditfactuur. Je maakt eigenlijk dezelfde factuur nog een keer, alleen dan staat er geen FACTUUR maar CREDITFACTUUR op. En vaak staat er een minteken voor de bedragen. Marcel: ‘Let wel op dat je het factuurnummer en de factuurdatum van de originele factuur vermeldt en ook de reden waarom er een creditfactuur wordt uitgereikt.’
Bartersamenwerkingen (ruilhandel)
Ruilhandel komt tussen bedrijven regelmatig voor. Maar wat veel ondernemers niet weten, is dat je ook bij ruilhandel verplicht bent om te factureren. Er wordt ook hier een dienst of product geleverd in ruil voor iets anders dan geld. Die leuke en handige dingen die je met ruilhandel kunt fixen, hebben een waarde in het economische verkeer en daar moet btw over betaald worden en later ook inkomstenbelasting. Doe je dat niet en de fiscus komt hierachter, dan riskeer je een flinke boete die dus kan oplopen tot 5.514 euro. Deze boete geldt uiteraard voor de partij die het niet opgeeft aan de fiscus. Wil je meer weten over bartersamenwerkingen en hoe je dat juist in de boeken krijgt, lees dan dit artikel.
Meer tips en hulp nodig?
Misschien ben je al een tijdje aan het ondernemen, of wellicht staat je initiatief nog in de kinderschoenen. Hoe dan ook, met de gids voor startende ondernemers helpen we je graag op weg met de administratieve kant, zodat jij kunt doen waar jij goed in bent: van jouw idee een succes maken! Want zeg nou zelf, het is toch een lekker idee als de administratieve basis helemaal op orde is. Met behulp van deze gids heb jij alles in handen om de boekhouding van je bedrijf goed in te richten, goeie gewoontes aan te leren en we delen als bonus ook nog hoe je het ondernemen een tikkie bewuster kunt doen. We got you!
Voor 13,50 euro heb je deze lifesaver rechtstreeks in je inbox en zo dus op je tablet of mobiele telefoon! Bestel de gids voor startende ondernemers in onze webshop!
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Photo credits: George Milton (Pexels).
