De kogel is door de kerk. Je wordt ondernemer en je besluit om je in te schrijven bij de Kamer van Kookhandel. Gefeliciteerd! Waar moet je allemaal rekening mee houden, naast een hoop post en een btw-nummer? In dit artikel helpen we je op weg samen met boekhouder Marcel Huting. Deze boekhoudtips voor startende ondernemers zijn, vertrouw ons, een lifesaver voor wie nu aan het begin staat van zijn of haar duurzame ondernemersavontuur. Ben je al even onderweg, dan kun je dit zien als een handige checklist. Heb jij aan al deze zaken gedacht?
Boekhoudtips voor startende ondernemers
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Enthousiast over je fantastische idee of opgewonden door het nieuwe ondernemersavontuur onderschatten heel wat startende ondernemers dat er bij het runnen van een bedrijf, ook als is het een kleine eenmanszaak, heel wat administratie komt kijken. En daar moet je niet te licht over denken. Marcel: ‘De administratie is de basis van je bedrijf en de basis van je belastingaangifte. Zonder dit overzicht kun je geen goede (management)beslissingen nemen, je kunt belastingvoordelen mislopen – zonde – en je kunt voor onaangename verrassingen komen te staan zoals een onverwacht hoge belastingaanslag of een boete van de fiscus bij fouten. Kortom, neem als duurzame ondernemer je boekhouding serieus en laat je helpen als je tegen dingen aanloopt.’ Waaraan moet je allemaal denken bij het opstarten van je (duurzame) bedrijf? Samen met boekhouder Marcel Huting nemen de belangrijkste zaken met je door!
Je KvK-inschrijving als startende ondernemer
Het begint natuurlijk allemaal bij die inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Of nou, dat hoeft dus niet. Voor we alle boekhoudtips en -tricks voor ondernemers gaan delen, is het goed om te weten dat je niet meteen als ondernemer hóéft te gaan ondernemen als je geld wilt verdienen met je initiatief. Wil je hier meer over weten? Check dan dit artikel even!
Marcel: ‘Als je je inschrijft bij de KvK, kun je kiezen uit een aantal rechtsvormen. De meest gangbare vormen voor een startende ondernemer zijn: een eenmanszaak, een besloten vennootschap (bv), een vennootschap onder firma (vof), een commanditaire vennootschap (cv) en de maatschap (vrije beroepen). De meeste startende ondernemers kiezen voor een eenmanszaak. Als je gaat samenwerken met een andere ondernemer, dan is een vof zeer waarschijnlijk een logische constructie voor je. Een vof is een rechtsvorm waarin meerdere zakenpartners samen verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering van een onderneming. De eigenaren heten vennoten.’ De vier laatste rechtsvormen dienen wel reeds te bestaan voordat je ze kunt melden bij de KvK.
‘Je kunt ook een bv oprichten’, gaat Marcel verder, ‘hoewel de meeste startende ondernemers daar zeer waarschijnlijk niet meteen voor zullen kiezen, noem ik het voor de volledigheid wel even. Een bv oprichten kost relatief veel geld en je moet flink wat omzet draaien, omdat je jezelf een minimum jaarsalaris moet uitbetalen. (In 2024 is dat 56 duizend euro per jaar). Dat is best een drempel waardoor de meeste startende ondernemers voor een eenmanszaak kiezen. Daarvoor heb je geen startkapitaal nodig. Het nadeel van een eenmanszaak is dat je hoofdelijk aansprakelijk bent. Stel, je hebt een schuld met je bedrijf en je gaat failliet, dan moet je de schuld met je privévermogen betalen. Dit geldt trouwens ook bij een vof. Bij een bv is dat doorgaans niet het geval.’
Zakelijke bankrekening openen
Je gaat ondernemen. Heb je dan een zakelijke rekening nodig? Het korte antwoord is ‘ja!’. Marcel: ‘De Belastingdienst wil inzage in je bankrekening, maar ze verplichten je niet om een zakelijke rekening te openen. Toch is het wel verstandig om een zakelijke bankrekening te openen, om de volgende reden: een privérekening mag je hoogstwaarschijnlijk niet zakelijk gebruiken van je bank. In veel algemene voorwaarden van banken staat opgenomen dat je een privérekening niet mag gebruiken voor zakelijke doeleinden. Verder speelt ook mee dat het prettig is om de geldstromen te scheiden. En het staat professioneel richting je klanten en leveranciers: een zakelijke rekening op naam van het bedrijf.’
Kies je bank zorgvuldig
Elke bank heeft een duurzaamheidsbeleid. Welk beleid past het beste bij jouw duurzame standpunten? Je hebt groene banken, zoals Triodos Bank en De Volksbank (hieronder vallen ASN, SNS en Regiobank), die alleen investeren in projecten die bijdragen aan een groenere en eerlijkere maatschappij. Grootbanken, zoals ING en ABN AMRO, sluiten vervuilende bedrijven niet altijd uit omdat ze geloven dat je verduurzaming juist mét de grote organisaties moet doen. Kies dus een bank die past bij waar jij het meeste in gelooft. Daarnaast is er veel prijsverschil tussen de banken. Een populaire en goed betaalbare bank onder zzp’ers is Knab. Hun duurzaamheidsbeleid staat op hun website.
Discipline met je zakelijke rekening
Elke ondernemer weet dat discipline en gestructureerd werken superbelangrijk zijn. Ondernemen is nou eenmaal hard werken en het komt de meeste mensen niet aanwaaien – wat die business coaches je op Instagram ook proberen wijs te maken. Discipline is ook belangrijk bij het doen van je administratie. Marcel: ‘Houd je privé-uitgaven en zakelijke uitgaven gescheiden. Doe geen privéboodschappen en andere privé-uitgaven van je zakelijke rekening. Hiermee maak je jouw boekhouding onnodig complex. Gebruik je zakelijke rekening alleen voor inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Natuurlijk kan het andersom wel een keer voorkomen: dat je met een privérekening een zakelijke uitgave doet. In dat geval kun je het eenvoudig oplossen door het bedrag (met een duidelijke omschrijving) over te boeken van je zakelijke rekening naar de privérekening. Zo maak je er een zakelijke onkostendeclaratie van en klopt je boekhouding weer.’
Je boekhoudprogramma kiezen
Zo, de inschrijving bij de KvK is geregeld, die zakelijke rekening is geopend en dan is het tijd om een boekhoudprogramma te kiezen. Een online boekhoudprogramma is een online tool voor ondernemers en freelancers om hun financiën te beheren. Met zo’n programma kun je eenvoudig facturen opstellen en versturen, uitgaven bijhouden, banktransacties automatisch importeren en je boekhouding realtime up-to-date houden. Daarnaast bieden veel online boekhoudprogramma’s handige functies zoals btw-aangifte, rapportages, en koppelingen met andere software, wat je een hoop tijd en stress bespaart. Ideaal voor wie zijn administratie efficiënt en overzichtelijk wil houden! Een boekhoudprogramma is een onmisbare tool en eenmaal gekozen, stap je niet snel over. Des te belangrijker om je goed te oriënteren voordat je iets kiest en inricht. Er is heel wat aanbod, dus wat kies je dan?
Marcel: ‘In de eerste plaats is het belangrijk dat je een programma kiest dat een koppeling kan maken met jouw bank. Een koppeling houdt in dat je bank automatisch alle bij- en afschrijvingen deelt met je boekhoudprogramma. Het is onbegonnen werk om dit allemaal handmatig bij te houden. En de meeste boekhouders zullen ook niet met je willen werken als je boekhoudprogramma geen bankkoppeling heeft.’
Net als bij de keuze van je bank, is het ook hier weer slim om de prijzen van de verschillende boekhoudprogramma’s met elkaar te vergelijken. Er zijn grote prijsverschillen en sommige programma’s bieden een lange gratis kennismakingsperiode aan. Marcel: ‘Check ook de prijzen van de bankkoppeling, ook dat is niet gratis. Ons team werkt graag met de boekhoudprogramma’s e-Boekhouden.nl en SnelStart, omdat we deze het gebruiksvriendelijkst vinden. Een tip dus, mocht je nog op zoek zijn.’
Verzekeringen afsluiten als startende ondernemer
Als ondernemer zul je aparte verzekeringen moeten afsluiten, want de verzekeringen die je hebt als particulier gelden niet voor je bedrijf of voor jou als je handelt als ondernemer. Gaat je zakelijke laptop stuk, dan kun je deze niet claimen op je particuliere inboedelverzekering. Gooi je een dure vaas om tijdens een bezoekje aan een klant, dan zal je particuliere aansprakelijkheidsverzekering dit niet dekken. Marcel: ‘Bedenk welke risico’s je wilt afdekken en zoek daar een passende verzekering bij. Bij de meeste startende ondernemers zijn een zzp-aansprakelijkheidsverzekering en wellicht ook een arbeidsongeschiktheidsverzekering de eerste verzekeringen die van belang zijn.’
Note: vanaf 1 januari 2027 wordt het zeer waarschijnlijk verplicht om als zzp’er, freelancer of ondernemer een arbeidsongeschiktheidsverzekering af te sluiten en de gemiddelde premie is best flink (maximaal 195 euro per maand, is de verwachting).
Juiste facturen opstellen
Maak eenmalig een template (een sjabloon) voor een factuur, zodat je dit document daarna altijd kunt gebruiken bij het opstellen van facturen. Dat is wel zo makkelijk en snel. Als je een online boekhoudprogramma hebt, kun je in het programma een template (sjabloon) maken. Marcel: ‘Voor het opstellen van facturen gelden regels. Je kunt zelfs een boete krijgen als een factuur niet juist is opgesteld. Dus is het belangrijk om hier even goed voor te gaan zitten. Tip: laat je template even checken door een boekhouder (of een familielid of kennis die er verstand van heeft), zodat je zeker weet dat alles er (juist) op staat.’ Meer over factureren lees je in dit artikel.
Wat komt er allemaal op je af als startende ondernemer?
Als ondernemer moet je vier keer per jaar je btw-aangifte doen om te kijken hoeveel omzetbelasting je de Belastingdienst verschuldigd bent of misschien krijg je wel geld terug als je veel kosten hebt gemaakt. Dit noem je de kwartaalafsluiting. En één keer per jaar heb je – net als iedereen die werkt – te maken met inkomstenbelasting. Verder betaal je jaarlijks een bijdrage aan de zorgverzekeringswet (dit is een percentage van je winst). De tip van Marcel is: ‘Zet vooraf voldoende geld opzij hiervoor, zo voorkom je achteraf verrassingen. Als je bij de start al weet dat je aardig gaat verdienen, dan is het slim om al meteen een voorlopige aanslag voor de inkomstenbelasting en de bijdrage zorgverzekeringswet aan te vragen. Vanaf het tweede ondernemersjaar ga je elk jaar een voorschot betalen en volgt er een definitieve berekening bij de jaarlijkse inkomstenbelasting. Dan zul je moeten bijbetalen of je krijgt geld terug. Waar je precies rekening mee moet houden, is lastig te zeggen, elk beroep is anders.
Ondernemersaftrek
De zelfstandigenaftrek en ook de startersregeling kunnen interessante regelingen zijn als je begint. Marcel: ‘Als je kunt bewijzen dat je minimaal 1.225 uur per jaar bezig bent met je bedrijf, dan kun je in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek. Dat komt neer op ongeveer 24 uur per week werken, elke week van het jaar (geen vakanties dus). Het voordeel van deze regeling is dat een deel van je winst onbelast is. Het nadeel is dat je een urenregistratie moet bijhouden voor de Belastingdienst. Ben je net begonnen als ondernemer en maak je gebruik van de zelfstandigenaftrek? Dan kun je ook in aanmerking komen voor de startersregeling. De startersregeling is een verhoging van de zelfstandigenaftrek. Meer aftrek = minder belasting. Hier kun je drie keer gebruik van maken in de eerste vijf jaar dat je ondernemer bent. De MKB-vrijstelling krijg je daarentegen wél altijd. Deze vrijstelling is een aftrekpost op je winst en hoef je niet apart aan te vragen. De Belastingdienst houdt bij de aangifte inkomstenbelasting automatisch rekening met deze vrijstelling.’
Tip voor urenregistratie
Voor je urenregistratie hoef je geen ingewikkeld systeem aan te schaffen. Dit kun je gewoon in een Excelbestand doen dat je opslaat in de cloud of op je server. Maak in Excel een template voor de urenregistratie van één week. Kopieer dit template in 52 tabbladen, elke week van het jaar krijgt een eigen tabblad. Vervolgens vul je elke week in hoeveel tijd je aan een activiteit hebt besteed. Zijn je activiteiten elke week grofweg hetzelfde, dan is het slim om dit al in je template mee te nemen. Dan hoef je alleen de uren steeds in te vullen. ‘Deze urenregistratie moet je zeven jaar bewaren, net als de rest van je administratie’, aldus Marcel.
Zakelijke kosten aftrekken als startende ondernemer
‘Ook al begin je klein, als ondernemer mag je de uitgaven die je doet voor je bedrijf als kosten opvoeren. (Meer over zakelijke kosten lees je in dit artikel.) Deze kosten trek je zonder btw van de omzet af. Het bedrag dat onder de streep overblijft, is winst. En over die winst moet je inkomstenbelasting betalen. Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan zit het anders. Deze regeling kan interessant zijn als je verwacht minder dan twintigduizend euro om te zetten in een jaar. Maar deze regeling heeft ook nadelen. Meer over de KOR lees je in dit artikel.
Meer boekhoudtips voor startende ondernemers
Met deze tips heb je voldoende munitie om je boekhouding goed in te richten. Marcel: ‘Neem je boekhouding serieus, besteed er elke week tijd aan, zorg voor een goed proces (met checklist), bewaar alles en durf vragen te stellen als je twijfelt of er niet uitkomt. Domme vragen bestaan niet.’ Heb je toch nog vragen of behoefte aan meer hulp?
Meer tips en hulp nodig?
Misschien ben je al een tijdje aan het ondernemen, of wellicht staat je initiatief nog in de kinderschoenen. Hoe dan ook, met de gids voor startende ondernemers helpen we je graag op weg met de administratieve kant, zodat jij kunt doen waar jij goed in bent: van jouw idee een succes maken! Want zeg nou zelf, het is toch een lekker idee als de administratieve basis helemaal op orde is. Met behulp van deze gids heb jij alles in handen om de boekhouding van je bedrijf goed in te richten, goeie gewoontes aan te leren en we delen als bonus ook nog hoe je het ondernemen een tikkie bewuster kunt doen. We got you!
Voor 13,50 euro heb je deze lifesaver rechtstreeks in je inbox en zo dus op je tablet of mobiele telefoon! Bestel de gids voor startende ondernemers in onze webshop!
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Photo credits hoofdbeeld: George Milton (Pexels).
